ค่าเช่าอุปกรณ์ไอที ลงบัญชีและภาษีอย่างไร

เรื่องที่ฝ่ายบัญชีถามก่อนเสมอ แต่แทบไม่มีผู้ให้เช่าเจ้าไหนเขียนไว้บนเว็บ

การเช่ากับการซื้อไม่ได้ต่างกันแค่จำนวนเงิน แต่ต่างกันที่วิธีลงบัญชี ซึ่งมีผลต่อกำไรทางภาษีในปีนั้นโดยตรง หัวข้อนี้จึงมักเป็นคนที่ตัดสินใจจริงในองค์กร ไม่ใช่คนที่ใช้เครื่อง

ค่าเช่า = ค่าใช้จ่ายในปีที่จ่าย

ค่าเช่าอุปกรณ์เป็นรายจ่ายในการดำเนินงาน ลงเป็นค่าใช้จ่ายของนิติบุคคลได้เต็มจำนวนในรอบบัญชีที่จ่าย ต่างจากการซื้อที่ต้องบันทึกเป็นทรัพย์สินแล้วทยอยตัดค่าเสื่อมตามอายุการใช้งาน

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 5%

ค่าเช่าทรัพย์สินอยู่ในกลุ่มที่ผู้จ่ายซึ่งเป็นนิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตรา 5% แล้วนำส่งกรมสรรพากร พร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้ให้เช่า ผู้ให้เช่านำไปใช้เป็นเครดิตภาษีของตัวเองต่อไป

ในทางปฏิบัติ ควรตกลงกันตั้งแต่ต้นว่าจะหักและส่งหนังสือรับรองอย่างไร โดยเฉพาะเมื่อชำระผ่านช่องทางออนไลน์ที่ตัดเต็มจำนวน

VAT และใบกำกับภาษี

• ค่าเช่าอยู่ในระบบ VAT ผู้ให้เช่าที่จดทะเบียนต้องออกใบกำกับภาษี
• ขอใบกำกับภาษีเต็มรูปได้โดยแจ้งชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก
• ภาษีซื้อจากค่าเช่าใช้เป็นเครดิตได้ตามหลักเกณฑ์ปกติ
• ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) มีผลทางกฎหมายเท่าฉบับกระดาษ และเก็บง่ายกว่ามาก

เงินประกันไม่ใช่ค่าเช่า

เงินประกันหรือเงินมัดจำที่วางไว้แล้วได้คืนเมื่อจบสัญญา ไม่ใช่รายได้ของผู้ให้เช่า จึงไม่ถือเป็นค่าบริการที่ต้องเสีย VAT และไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของผู้เช่าในปีที่วาง แต่เป็นลูกหนี้/เงินมัดจำที่ต้องตามคืนเมื่อครบสัญญา — เก็บหลักฐานการวางเงินไว้ให้ชัด

เอกสารที่ควรเก็บไว้ทุกครั้ง

• สัญญาเช่าที่ระบุอุปกรณ์ ระยะเวลา ค่าเช่า และเงื่อนไขการดูแล
• ใบกำกับภาษีของค่าเช่าแต่ละงวด
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกให้ผู้ให้เช่า
• หลักฐานการวางเงินประกันและการรับคืน
• เอกสารส่งมอบ–รับคืนอุปกรณ์ตอนเริ่มและตอนจบสัญญา

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อประกอบการตัดสินใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีเฉพาะราย โครงสร้างและรอบบัญชีของแต่ละกิจการต่างกัน ควรยืนยันกับผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของคุณ